Privacy- en cookieverklaring websitebezoekers
Inleiding
Samen Katholieke Scholen (hierna: SaKS) verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van websites van de verschillende scholen die onder SaKS vallen. SaKS vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. SaKS is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring voor websitebezoekers leggen wij u graag uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Deze privacy- en cookieverklaring ziet op het bezoek van de website van SaKS en van alle scholen die onder SaKS vallen.
Wilt u weten hoe wij met persoonsgegevens van leerlingen en ouders omgaan buiten het bezoek van de website om, lees dan hier onze privacyverklaring voor leerlingen en ouders.
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wanneer u (één van) de websites van de verschillende scholen die onder SaKS vallen bezoekt, verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dit kunnen persoonsgegevens zijn. De persoonsgegevens die wij van u verzamelen kunnen door ons worden gebruikt voor de volgende doeleinden:
Het beschikbaar stellen en goed laten werken van de website en het ouderportaal.
Het werven en selecteren van nieuwe medewerkers.
Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij u daar vooraf toestemming voor hebt gegeven of wij dit op grond van de wet mogen of moeten doen.
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:
Cookies
Op de websites van de verschillende scholen gebruiken wij cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestanden die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:
Wanneer u (één van) de websites van de verschillende scholen, die onder SaKS vallen, voor het eerst bezoekt en er worden cookies geplaatst, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om uw toestemming voor het gebruik van cookies.
In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de cookies die wij en derde partijen kunnen gebruiken op de websites van de verschillende scholen die onder SaKS vallen.
Cookie; Entiteit; waarborgen |
Soort |
Doel |
Bewaartermijn |
Google Tag Manager Google LLC, Verenigde Staten
|
Functioneel |
Cookies van Google Tag Manager maken het mogelijk om scripts van andere cookies in te laden. Google Tag Manager is puur functioneel en wordt niet gebruikt voor het verzamelen van persoonsgegevens. |
Sessie |
Google DoubleClick Google LLC, Verenigde Staten |
Marketing |
Deze cookies worden gebruikt om de acties van de websitebezoeker op de website te registreren na het bekijken van of klikken op advertenties. Het doel hiervan is om de effectiviteit te meten en gepersonaliseerde advertenties te tonen. |
Maximaal 6 maanden |
Google Analytics Google LLC, Verenigde Staten
|
Analytisch |
Deze cookies worden geplaatst om inzicht te verkrijgen in het bezoekersgedrag en om aan de hand hiervan de gebruikerservaring te verbeteren. Wij hebben deze cookies privacyvriendelijk[JB4] ingesteld. Dat betekent dat wij:
|
Maximaal 2 jaar |
YouTube Google LLC, Verenigde Staten |
Marketing |
De cookies van YouTube worden gebruikt voor verschillende doeleinden: Ze registreren een uniek ID welke wordt gebruikt door Google om statistieken bij te houden over hoe bezoekers YouTube video’s raadplegen.
|
Maximaal 2 jaar |
Diversen: First party cookies met strikt functionele doeleinden. |
Functioneel |
Deze cookies maken noodzakelijke functionaliteiten van de website mogelijk, zoals het onthouden van de gekozen taal en of er toestemming is gegeven voor cookies, het tonen van de cookiebanner etc. |
Maximaal 2 jaar |
In- en uitschakelen van cookies
In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.
Verwijderen van cookies
De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.
Social media buttons
Op de websites van de scholen die onder SaKS vallen, kan gebruik gemaakt worden van social media buttons, welke u doorgeleiden naar de social media platforms. U krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als u wilt weten wat de social media platforms doen met uw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:
reCAPTCHA
Sommige scholen die onder SaKS vallen, gebruiken de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google) om hun website te beschermen tegen spam en misbruik. Om Google reCAPTCHA te laten werken, wordt het IP-adres van een bezoeker, de muisbewegingen en mogelijk ook andere data verzameld. Deze informatie wordt hiervoor verstuurd naar en verwerkt door Google. Door deze informatie te analyseren kan Google opmaken of wij te maken hebben met een echte websitebezoeker of een robot. Voor meer informatie verwijzen wij u door naar de privacyverklaring van Google.
Solliciteren
U kunt via de website https://www.saks.nl/werken-bij-saks/ bij ons solliciteren. Wanneer u bij ons solliciteert, verzamelen wij uw NAW-gegevens, geboortedatum, geslacht, alles wat in uw CV en motivatiebrief staat en eventuele referenties. Deze gegevens verwerken wij om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en – als u bij ons komt werken – om uw arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren of als u een zelfstandige bent een overeenkomst van opdracht met u uit te voeren.
De sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 4 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens, zodat wij nog contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer wij op dit moment geen functie kunnen aanbieden, maar verwachten dat er in de nabije toekomst een geschikte functie voor u vrijkomt bij ons, kunnen wij – met uw toestemming – uw sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij
Voor de bovengenoemde doeleinden, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u gebruiken:
Het is niet zo dat wij altijd alle gegevens van u gebruiken. Vaak is dit maar beperkt tot een aantal van de bovengenoemde soorten gegevens. Welke gegevens wij precies van u verzamelen en gebruiken, hangt af van het doel waarvoor wij de gegevens verwerken. Wij bewaren uw gegevens voor zolang als dat noodzakelijk is.
Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?
Bij het verwerken van de persoonsgegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is voor de bovenstaande doelen. Dit betekent ook dat de persoonsgegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.
Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen daarom passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verwerken, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen
Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan andere bedrijven of instellingen verstrekken, omdat:
De volgende categorieën van derden verwerken uw persoonsgegevens
Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij doen dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.
Welke rechten heeft u
U heeft een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. U heeft de volgende rechten:
Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.
Wij zullen in principe binnen een maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.
Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat kenbaar maken via avg@saks.nl.
Klacht indienen
Als u vragen heeft, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren hierover met u. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring
Wanneer onze websites wijzigen, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.
Contactgegevens
Samen Katholieke Scholen (SaKS)
Helderseweg 14 – 4
1815AB Alkmaar
Telefoon: 072-5403044
E-mail: info@saks.nl
Onze externe Functionaris Gegevensbescherming (FG)
Peter Kager (ICTRecht)
avg@saks.nl
Privacyverklaring leerlingen en ouders
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 6 april 2022.
Inleiding
Samen Katholieke Scholen (hierna: SaKS) verwerkt van haar leerlingen en hun ouders, verzorgers en/of voogden (hierna in het belang van de leesbaarheid: ouders) persoonsgegevens. SaKS vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. SaKS is verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders. In deze privacyverklaring leggen wij daarom graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van leerlingen en ouders omgaan. Voor de uitgebreidere, meer juridische uitleg van de omgang met persoonsgegevens binnen SaKS verwijzen wij naar het Privacyreglement van SaKS. Deze kan op verzoek ter beschikking worden gesteld.
Waarom verwerkt SaKS persoonsgegevens van leerlingen en ouders?
SaKS verwerkt persoonsgegevens van leerlingen en ouders voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die wij met de ouders van de leerling hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.
Daarnaast verwerkt SaKS persoonsgegevens van leerlingen en ouders om haar verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld persoonsgegevens nodig om de leerling aan te melden als leerling op onze school, om de voortgang bij te houden en om de leerling in staat te stellen een diploma te behalen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) en de leerplichtambtenaar.
Bovendien verwerkt SaKS mogelijk persoonsgegevens van leerlingen en ouders middels cameratoezicht. SaKS heeft hiervoor een gerechtvaardigd belang. Door het gebruik van cameratoezicht kan SaKS namelijk overlast, zoals vandalisme en andere strafbare feiten door derden (zoals inbraak, diefstal of vernieling) voorkomen en registreren. Dit doet SaKS ter bescherming van de veiligheid en gezondheid van leerlingen, ouders, medewerkers en bezoekers. De privacy van leerlingen en ouders is hierbij zo veel mogelijk gewaarborgd, doordat het cameratoezicht enkel plaatsvindt buiten schooltijd. Daarnaast worden de camerabeelden uitsluitend uitgekeken bij een melding van een incident en door een daarvoor door SaKS aangewezen directielid of zijn/haar vervanger. De beelden worden maximaal vier weken bewaard, tenzij op de beelden een incident zichtbaar is. In het laatste geval worden de beelden bewaard, totdat het incident opgelost is.
Persoonsgegevens die wij niet verwerken op grond van een van de bovenstaande grondslagen, zullen wij alleen met toestemming verwerken. Als voor het verwerken van persoonsgegevens toestemming wordt gevraagd, zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s), dan kunnen leerlingen en ouders de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. Echter, wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal.
Welke persoonsgegevens verwerkt SaKS van leerlingen en ouders?
Wij verwerken diverse soorten persoonsgegevens, waarvan wij een aantal rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze persoonsgegevens is dan ook een voorwaarde om de leerling in te kunnen schrijven bij SaKS. Wij ontvangen ook persoonsgegevens via het ondersteuningsteam.
Welke persoonsgegevens wij van leerlingen en ouders verwerken, kunt u terugvinden onderaan deze privacyverklaring in de tabel Categorieën van persoonsgegevens.
Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming kunnen wij ook medische persoonsgegevens van de leerling verwerken. Dit beperkt zich enkel tot persoonsgegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat de leerling epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. SaKS zal u nooit dwingen dergelijke persoonsgegevens te overleggen.
Hoe gaan wij om met de persoonsgegevens van leerlingen en ouders?
Bij het verwerken van de persoonsgegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij de persoonsgegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om persoonsgegevens van de leerling te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, de leerplichtambtenaar, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de persoonsgegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de persoonsgegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van SaKS. Met deze organisaties sluiten wij overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke persoonsgegevens er verwerkt worden en hoe deze persoonsgegevens beveiligd worden.
Wij zullen de persoonsgegevens niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de persoonsgegevens nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
Wij gebruiken systemen waarin persoonsgegevens zoveel mogelijk versleuteld opgeslagen worden en alleen die medewerkers kunnen bij de persoonsgegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Als u er belangstelling voor heeft, kunnen wij u een overzicht geven van de bewaartermijnen die wij hanteren.
Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen daarom passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verwerken, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
Welke rechten hebben leerlingen en ouders?
Als leerling of ouder heeft een aantal rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. U heeft de volgende rechten:
Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.
Wij zullen in principe binnen een maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.
Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat kenbaar maken via avg@saks.nl.
Klacht indienen
Als u vragen heeft, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren hierover met u. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.
Contactgegevens
Samen Katholieke Scholen (SaKS)
Helderseweg 14 – 4
1815AB Alkmaar
Telefoon: 072-5403044
E-mail: info@saks.nl
Onze externe Functionaris Gegevensbescherming (FG)
Peter Kager (ICTRecht)
avg@saks.nl
Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens:
Toelichting: de persoonsgegevens in de tabel hieronder worden alleen geregistreerd als dat noodzakelijk is. Dat betekent dat wij bijvoorbeeld medische gegevens of gegevens over godsdienst niet registreren als dat niet nodig is.
Categorie |
Toelichting |
Contactgegevens |
|
Leerlingnummer |
Een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder de hiervoor genoemde ‘contactgegevens’. |
Nationaliteit en geboorteplaats |
|
Geboorteland |
|
Land van herkomst |
Gegevens met betrekking tot het land waar de leerling woonde, voordat deze naar Nederland verhuisde |
Datum aankomst in Nederland |
Gegevens met betrekking tot hoelang de leerling in Nederland is |
Voertaal thuis |
|
Ouders, voogd |
Contactgegevens van de ouders/verzorgers van leerlingen, te weten:
|
Gezinsomstandigheden |
O.a. gegevens met betrekking tot vluchtelingenstatus, éénoudergezin, aantal kinderen etc.) |
Medische persoonsgegevens |
Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen). |
Gegevens huisarts/tandarts |
Adres, naam, praktijk en contactgegevens |
Godsdienst/culturele achtergrond |
Persoonsgegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het te volgen onderwijs (bijvoorbeeld: leerling vrij op bepaalde dag). |
Educatieve voorgeschiedenis |
|
Studievoortgang |
Persoonsgegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en de behaalde studieresultaten, te weten:
|
Onderwijsorganisatie |
Persoonsgegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen. |
Extra onderwijs- of ondersteuningsbehoeften /beperkingen |
|
Onderwijstype of -methode |
Persoonsgegevens verwijzend naar het onderwijstype of de onderwijsmethode die de leerling volgt |
In- en uitschrijfdatum |
Uitschrijfdatum bij verhuizing en/of doorstroming naar VO |
Nieuwe school |
Naam van de nieuwe school waar de leerling heen gaat na uitschrijving |
Financiën |
Persoonsgegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en/of lesgelden, bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten. (denk hierbij aan een bankrekeningnummer van de ouders). |
Beeldmateriaal |
Foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school op basis van toestemming; Let op: Voor pasfoto voor identificatiedoeleinden is geen toestemming nodig. Beelden vastgelegd middels cameratoezicht. |
Camerabeelden |
Beelden gemaakt middels cameratoezicht. |
Docent /zorg-coördinator/ intern begeleider/ decaan/ mentor |
Persoonsgegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze persoonsgegevens van belang zijn voor de organisatie van de school en het geven van onderwijs. |
Burgerservicenummer (BSN) |
|
Kopie ID |
|
PGN |
Scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun administratie. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN wanneer er een BSN aanwezig is. |
Onderwijsnummer |
|
Reden verlofaanvraag |
In geval van een verlofaanvraag, wordt de reden van de verlofaanvraag geregistreerd |
Ontwikkeling |
Gegevens met betrekking tot de ontwikkeling van de leerling (verloop zwangerschap/geboorte, zindelijkheid, algemene ontwikkeling als baby en als peuter) |
Keten-ID (Eck-ID) |
Unieke ID voor de 'educatieve contentketen'. Hiermee kunnen scholen persoonsgegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten. |
